Produktywność i Zarządzanie Pracą

Pułapka “jeszcze jednego małego zadania”

Siedziałem w swoim home office, wpatrując się w ekran i czując, jak kolejna “mała przysługa” zamienia się w gigantyczne zobowiązanie. Mój kalendarz przypominał już tetris - każda wolna przestrzeń była szczelnie wypełniona spotkaniami i zadaniami, które przyjąłem, bo “to tylko kilka godzin pracy”.

Problem w tym, że te “kilka godzin” sumowało się do dodatkowych dni pracy, a ja czułem się coraz bardziej przytłoczony. Najgorsze było to, że za każdym razem, gdy mówiłem “tak”, część mnie krzyczała “nie!”. Znasz to uczucie?

Dlaczego tak trudno nam odmawiać?

W IT jesteśmy przyzwyczajeni do rozwiązywania problemów. To nasza specjalność! Gdy ktoś prosi o pomoc, nasz wewnętrzny bohater od razu włącza się na pełne obroty. Dodaj do tego:

• Kulturę branży opartą na współpracy i dzieleniu się wiedzą
• Presję bycia “team playerem”
• Strach przed utratą reputacji pomocnego kolegi
• FOMO związane z ciekawymi projektami

I mamy przepis na przeciążenie.

Gdy zdałem sobie sprawę

Mój moment przełomowy przyszedł, gdy zdałem sobie sprawę, że moja niezdolność do odmawiania nie tylko szkodzi mi, ale paradoksalnie - szkodzi też zespołowi. Przemęczony i rozproszony nie byłem w stanie dawać z siebie 100% w zadaniach w których byłem naprawdę potrzebny.

Asertywność to nie chamstwo

Po wielu perypetiach, przygodach i niepowodzeniach nauczyłem się, że asertywność w IT to nie bycie “tym trudnym”. To właściwie przejaw szacunku - zarówno do siebie, jak i do zespołu. NIemniej jednak nieumiejętne odmawianie może spowodować, że inni ocenią Cię jako niemiłego gościa. Można więc rozwinąć nagłówek i napisać, że asertywność to nie chamstwo, ale jest cienka granica między asertywnością, a chamstwem - każdy człowiek jest inny i inaczej się komunikuje.

Uczę asertywności od kilku lat. Coraz lepiej mi wychodzi. Pomimo tego nie jestem ekspertem, nie jestem mistrzem asertywności. Nauka przychodzi trudno i wymaga czasu. U każdego wygląda to inaczej, szybciej albo wolniej. Nie nauczę Cię asertywności, ale czytaj dalej. Poniżej opisuje swoje doświadczenia i lekcje, które dostałem od życia i pracy.

1. Rozpoznawanie własnych granic

Przyjmowanie wszystkiego co wpadało na mojego maila czy Slacka i ciągła zmiana kontekstu doprowadziły mnie często do frustracji. Pewnie Ty też znasz to uczucie - koniec dnia, a Ty nie pamiętasz co właściwie zrobiłeś, pomimo że non-stop coś robiłeś.

Pierwszą rzeczą, która pomogła mi wyjść z tego błędnego koła, było prowadzenie dziennika. Zapisywałem sytuacje, w których czułem, że powinienem odmówić, ale tego nie zrobiłem. Po kilku tygodniach zacząłem dostrzegać wzorce - na przykład, że zawsze mówię “tak” pewnym osobom albo że najtrudniej mi odmawiać w określonych sytuacjach.

Kolejnym krokiem było wprowadzenie zasady “no meetings Friday”. Piątki były dla mnie dniem bez spotkań, gdzie mogłem się skupić na moich priorytetach. Na początku czułem się dziwnie odmawiając udziału w spotkaniach w piątki, ale z czasem ludzie to zaakceptowali i zaczęli szanować. Co ciekawe, niektórzy nawet zaczęli naśladować tę praktykę! Uwaga: zauważyłem, że gdy bywałem przemęczony, to zdarzało mi się akceptować spotkania w piątki. Czyżby poziom energii miał wpływ na asertywność?

Nauczyłem się też planować tydzień z wyprzedzeniem, ustalając co jest naprawdę ważne, a co może poczekać. Dzięki temu gdy ktoś przychodził z “pilnym” zadaniem, mogłem świadomie ocenić, czy mam na to przestrzeń, czy raczej powinienem odmówić. To jak z planowaniem budżetu - jeśli wiesz, ile masz pieniędzy, łatwiej Ci zdecydować na co możesz je wydać.

Te zmiany nie przyszły od razu i nadal czasem łapię się na tym, że zgadzam się na coś wbrew sobie. Zdarza mi się, że w jakieś dni nie napiszę nic w dzienniku. Robię co mogę, a świadomość własnych granic i systematyczne ich pilnowanie pomogły mi odzyskać kontrolę nad swoim czasem i energią.

2. Zarządzanie poczuciem winy

Pamiętam jak pierwszy raz odmówiłem wzięcia dodatkowego zadania. Czułem się okropnie - mieszanka poczucia winy, strachu przed reakcją innych i wątpliwości, czy postępuję słusznie. Jeśli czytasz to i kiwasz głową ze zrozumieniem, wiedz, że nie jesteś w tym sam.

Nauczyłem się kilku ważnych rzeczy o zarządzaniu tym poczuciem winy:

Po pierwsze - odmawiając, tak naprawdę pomagasz. Brzmi niedorzecznie? Może. Ale dając innym przestrzeń do rozwiązania problemu samodzielnie, umożliwiasz innym rozwój. Pamiętam wiele sytuacji gdy ktoś w moim zespole rozwiązał trudny problem sam, właśnie dlatego, że nie mogłem mu wtedy pomóc. Po czasie gdy zapytałem jak idzie to okazywało się, że załatwione.

Prawda jest taka, że na początku ludzie mogą być niezadowoleni z Twojej odmowy. To normalne - byli przyzwyczajeni, że zawsze mówisz “tak”. Pamiętam jak jeden przełożony przez jakiś czas był na mnie wręcz obrażony, gdy odmówiłem wzięcia dodatkowych obowiązków. Ale wiesz co? Przetrwałem to, a on z czasem zaczął bardziej szanować mój czas i planować z wyprzedzeniem, kiedy potrzebował mojego wsparcia.

Co ważne - asertywność nie oznacza odmawiania wszystkiego wszystkim. W moim zespole są osoby, którym prawie nigdy nie odmawiam pomocy, bo nasza współpraca jest dla mnie wartościowa i daje mi energię. Są też projekty, w które angażuję się chętnie, bo są zgodne z moimi celami zawodowymi. Kluczem jest świadomy wybór, a nie automatyczne “tak” lub “nie”.

Jeśli czujesz paraliżujący strach przed konsekwencjami odmowy - na przykład boisz się, że stracisz pracę albo wszyscy się od Ciebie odwrócą - to może być sygnał, że warto porozmawiać ze specjalistą. Sam skorzystałem z pomocy psychoterapeuty, który pomógł mi zrozumieć źródła tego lęku i nauczył technik radzenia sobie z nim.

Pamiętaj też o tym, że przemęczony programista to zagrożenie dla projektu. Kod pisany na ostatnich siłach, decyzje podejmowane w stanie wyczerpania - to prosta droga do błędów i problemów. Paradoksalnie, odmawiając dodatkowych zobowiązań gdy jesteś już na granicy swoich możliwości, chronisz nie tylko siebie, ale też projekt i zespół.

Z czasem zauważysz, że ludzie zaczynają bardziej szanować Twoje granice. W moim przypadku po kilku miesiącach konsekwentnej asertywności, współpracownicy zaczęli pytać “czy masz teraz czas żeby porozmawiać…” zamiast zakładać, że zawsze jestem dostępny. To małe zwycięstwo, ale pokazuje, że warto być cierpliwym w budowaniu zdrowych granic i relacji.

3. Specyfika pracy zdalnej

Gdy przeszedłem na pracę zdalną kilka lat temu, po jakimś czasie zrozumiałem że asertywność w świecie online wymaga trochę innego podejścia. Nie można tak po prostu zamknąć drzwi do biura czy pokazać gestem “jestem zajęty”. W środowisku zdalnym każda wiadomość na Slacku czy nieoczekiwane zaproszenie na call może wyrwać Cię z flow.

Z własnego doświadczenia wiem, że kluczowe jest spisywanie wszystkiego. Najlepiej po ważnym spotkaniu zrobić krótkie podsumowanie i wysłać do uczestników. Brzmi jak dodatkowa robota? Być może, ale może uratować to skórę, gdy ktoś “przypominał sobie”, że przecież obiecałem zająć się dodatkowym zadaniem. Mając pisemne potwierdzenie ustaleń, łatwiej jest odmawiać rzeczy, których nigdy nie obiecałeś.

Kalendarz to moje drugie ulubione narzędzie do zachowania asertywności. Miałem taki czas, że blokowałem sobie stałe godziny na głęboką pracę - na przykład poranki od 8 do 10. W kalendarzu widniały jako “Deep Work - No Meetings”.

Ustaliłem też jasne “godziny pracy” - jestem dostępny od 7 do 15. Po 15 mój Slack jest wyciszony, a powiadomienia z maila wyłączone. Na początku zastanawiałem się - a co jeśli jest coś ważnego? Ale z czasem zrozumiałem, że prawdziwe kryzysy zdarzają się rzadko, a jak coś będzie naprawdę ważnego to się o tym dowiem.

Praktyczne szablony odmowy w różnych sytuacjach

Poniżej znajdziesz szablony, których możesz użyć jako inspiracji.

Opóźniona odpowiedź:

"Dziękuję za propozycję. Muszę sprawdzić mój kalendarz.
Odpowiem Ci póżniej max do 13:00."

Warunkowa zgoda:

"Mogę pomóc przy tym zadaniu, ale dopiero od przyszłego tygodnia
Czy to będzie dla Ciebie ok?"

Dla dodatkowych projektów:

"Hej, dzięki za propozycję, ale aktualnie jestem full time w projekcie X i chcę się na nim skupić. Nie chciałbym brać na siebie dodatkowych rzeczy, bo nie dałbym rady zrobić ich porządnie. Jak coś to mogę Ci polecić [imię] albo wrócić do tematu jak skończę obecny projekt (pewnie koło [data])."

Dla nagłych próśb o pomoc:

"Słuchaj, wiem że to ważne, ale siedzę teraz w środku zadania i jak je przerwę to się wszystko posypie. Możemy pogadać o [godzina/data]? A na szybko to zobacz może [link/docs/whatever] - może tam znajdziesz co potrzebujesz."

Dla dodatkowych spotkań:

"Hej, dzięki za zapro. Mam dużo roboty i nie dam rady wbić na spotkanie. Możemy to przerzucić na przyszły tydzień? Albo jak wolisz to mogę przejrzeć materiały na spokojnie i odpisać Ci mailem co i jak."

Co dalej?

Asertywność to droga, nie cel. Każdy z nas jest na innym jej etapie. Może warto zatrzymać się na chwilę i zastanowić:

• Jak wyglądają nasze obecne zobowiązania? Które z nich naprawdę są dla nas ważne, a które przyjęliśmy “bo wypada”?
• Jakim językiem komunikujemy swoje potrzeby i granice? Co by się zmieniło, gdybyśmy spróbowali nowych sposobów wyrażania siebie?
• Czy pamiętamy sytuacje, w których żałowaliśmy swojej nieumiejętności odmowy? Co mogłyby nam powiedzieć te wspomnienia o naszych wzorcach zachowań?
• Jak często dostrzegamy i doceniamy momenty, w których udało nam się zadbać o swoje granice? Czy umiemy się z tego cieszyć?

Bonus: Czerwone flagi - kiedy na pewno odmówić

• Gdy zadanie wymaga pracy po godzinach/weekendach
• Gdy nie masz kompetencji w danym obszarze
• Gdy projekt nie ma jasno określonych granic czasowych
• Gdy Twoje obecne zadania krytyczne by ucierpiały
• Gdy czujesz fizyczny dyskomfort na samą myśl o kolejnym zobowiązaniu

Pamiętaj - asertywność to nie bycie niemiłym. To dbanie o jakość swojej pracy i długoterminowe dobre relacje ze swoimi wspólpracownikami

Jeśli ten artykuł był dla Ciebie pomocny, zapisz się na mój newsletter. Co tydzień dzielę się praktycznymi wskazówkami jak rozwijać się w IT zachowując work-life balance i dbając o swoje zdrowie psychiczne.